Frøslev Træ A/S - mange fordele med digital tidsregistrering

Efter et generationsskifte og en kraftig markedsvækst de seneste år har ledelsen gennemgået en stribe af virksomhedens arbejdsprocesser med henblik på yderligere modernisering og effektivisering af virksomhedens arbejdsgange

Et område med potentiale til forbedringer har været registrering af arbejdstid og fravær.

Et område, hvor lønningsbogholderen skulle bruge mindst to travle dage om måneden på at omdanne registreringer til grundlag for lønudbetaling.

Desuden skulle lønningsbogholderen holde tungen lige i munden og selv sørge for, at der blev anvendt de rette lønsatser i overensstemmelse med overenskomster og øvrige ansættelsesforhold.

Ledelsen ønskede derfor at effektivisere den noget besværlige arbejdsproces. Både for at effektivisere dataindsamlingen, forbedre datakvaliteten og lette lønningsbogholderiets arbejde.

Derfor har FRØSLEVTM indført JobManager, som er et fuldt ud integreret add-on modul til Dynamics NAV, som er FRØSLEVsTM ERP-system.

”JobManager var den løsning, der bedst kunne løse vores udfordringer og optimere de processer, vi har i dag. Systemet kan håndtere de mange forskellige arbejdsplaner, vi har for vores medarbejdere,” siger regnskabschef hos FRØSLEVTM Thomas Schülein.

Nu stempler medarbejderne ind og ud i JobManager. Og i fremtiden er det planen, at medarbejdernes tidsforbrug også skal registreres på specifikke produktionsordrer, så det bliver nemmere at analysere lønsomhed, ligesom fraværsregistrering også på sigt skal digitaliseres i JobManager.

Effektiv og tryg implementering

Forud for implementeringen af JobManager gennemførte FRØSLEVsTM tætte ERP-partner, Consortio IT, en workshop for at få defineret krav og forventninger til implementeringen.

”Vi havde en smidig og effektiv proces, hvor vi blev klædt godt på. Hvis vi på enkelte punkter følte, vi var ude på dybt vand, fik vi en god sparring, som gjorde os trygge. Vi blev assisteret helt igennem, til vi var helt færdige,” siger Thomas Schülein.

Træningen i at bruge JobManager blev gennemført samtidigt med implementeringen.

”Efter et par dages indkøringsperiode havde alle medarbejderne taget godt imod den nye måde at registrere arbejdstid i JobManager på, og vi har ikke oplevet nogen problemer siden,” siger Thomas Schülein.

Flere fordele

En af dem, der også er rigtigt glad for JobManager, er lønningsbogholderen. Hun bruger i dag kun en fjerdedel af tiden ift. tidligere på at klargøre løngrundlaget til alle medarbejdere.

”Den administrative byrde for vores lønningsbogholder er reduceret betragteligt. Før i tiden skulle hun indtaste store mængder data manuelt. Det behøver hun ikke længere, nu lægges data ind løbende,” siger Thomas Schülein.

Desuden kan ledelse og medarbejder på ethvert tidspunkt få et aktuelt overbliksbillede over medarbejdernes timer og tidsforbrug:

”Vi har fået flere detaljer på vores tidsregistrering, hvilket skaber et bedre billede. Desuden er det nemt for vores medarbejdere at registrere timer, som foregår på pc’er i virksomheden og med tiden også vil kunne udføres på mobile enheder,” siger Thomas Schülein.

Fordele ved JobManager:

• Enkelt og validt tidsgrundlag for lønafregning
• Nemt for medarbejderne at registrere arbejdstid
• Mindre tidskrævende lønadministration
• Løbende overblik over tidsforbrug
• Integration til lønbureauer
• Fuld integration med Microsofts ERP-system (Dynamics NAV eller Business Central)
• Nemt at opdatere ved nye versioner fra Microsoft