Jobmanager giver installationsforretning en masse fordele

For elinstallationsvirksomheden Schrøder med over 50 medarbejdere og afdelinger i Holsted, Vamdrup og Vejrup er det vigtigt at have et godt system til at registrere den tid og de materialer, medarbejderne anvender på kundesager, for bedre at kunne styre økonomien, analysere rentabiliteten, udskrive fakturaer og udbetale den rette løn til medarbejderne.

Schrøder har tidligere brugt et ældre digitalt tidsregistreringssystem. Men for det første ville leverandøren ikke videreføre systemet efter 1. juli 2019. For det andet havde systemet også sine begrænsninger.

Udfordringer

For eksempel savnede elektrikerne, at de på deres tablets både kunne se og registrere timer og materialer anvendt på en sag, og at de kunne foretage noget af registreringen på iPads ude i marken og senere gøre det færdigt på en arbejdscomputer. Den mulighed fandtes simpelthen ikke tidligere.

På kontoret var man ved at være træt af at skulle rette i registreringerne. For i det gamle system var det fx ikke så ligetil at anføre, om man havde brugt 10 eller 45 meter kabel fra den samme kabelrulle. Og kunderne skulle jo kun betale for det faktiske forbrug.

Og lønnen blev lavet manuelt. Man kunne hive nogle lister ud af det gamle system, men lønningsbogholderen skulle selv indtaste oplysningerne i Dataløns systemer.

En anden udfordring var, at det gamle system kun blev synkroniseret med medarbejdernes telefon eller tablet en gang i døgnet. Så hvis en telefon eller tablet blev mistet, forsvandt de seneste data også. Og til tider skete der tilmed fejl i synkroniseringen.

En vigtig ting for en installationsforretning er at kvalitetssikre det udførte arbejde for at sikre, at arbejdet er udført rigtigt og overholder lov og regulativer. Men kvalitetssikring blev heller ikke understøttet af det gamle system. Derfor lå kvalitetssikringsdokumenter i papirformat i mapper hjemme på kontoret, hvilket også gjorde det lidt besværligt at finde de rette dokumenter frem til den obligatoriske årlige eksterne kvalitetskontrol.

En moderne løsning

Økonomichefen i Schrøder, Henrik Vejstrup Nielsen, udarbejdede derfor en ønskeliste over, hvad et nyt system skulle kunne og undersøgte mulighederne i markedet.

”Vi kiggede på en række forskellige systemer til tidsregistrering. Men mange af dem var så omfangsrige, at du var nødt til at købe meget mere, end du har brug for. En af de helt store fordele ved Jobmanager er, at det kører sammen med NAV økonomisystem og derfor også er noget mere økonomisk overkommeligt end de andre systemer,” siger økonomichef Henrik Vejstrup Nielsen.

Men prisen var ikke det eneste argument. Udover at have fået en løsning, som er fuldt integreret med økonomisystemet (NAV), kan de vigtige kvalitetssikringsdokumenter (KS-skemaer) nu udfyldes digitalt i Jobmanager og er nemme at fremsøge på et senere tidspunkt.

Det er også muligt, at gemme billeddokumentation i Jobmanager og tilknytte det til en sag, i stedet for som tidligere, at bruge et simpelt stisystem på et drev til at gemme billederne.

Ligesom før kan medarbejderne registrere deres arbejdstimer på telefonen. Men nu kan de også gøre det på en pc eller tablet, og brugergrænsefladen er ens, uanset hvilket device, der anvendes. Og GPS tracking kan slås til i Jobmanager, så man kan se, om en person er det rette sted.

”Med Jobmanager kommer oplysninger med det samme ind i NAV, så snart de bliver indtastet. Derfor kan vi også løbende følge med i, om alle medarbejdere har husket at registrere timer. Hvis nogen har glemt det dagen før, får de en notifikation på at gøre det. Det er med til at sikre en høj datakvalitet, et godt overblik over ressourceforbruget på igangværende sager og en god dokumentation både internt og over for kunderne,” siger Henrik Vejstrup Nielsen.

Elektriker Thomas Bay har været 15 år hos Schrøder og bruger Jobmanager i det daglige arbejde:

”Det nye system er lidt smartere og mindre omstændeligt, end det vi havde før. Det er noget nemmere at flytte varer fra et projekt til et andet. Og timeregistrering fungerer rigtigt fint. Før i tiden skulle vi trykke 15 gange. Nu er det bare tre tryk på mobilen. Fordi det kun tager et øjeblik, så får du det også gjort,” siger Thomas Bay.

Passer til alle

Elektriker Michael Johansen er glad for, at man kan se sin timekladde, inden man godkender sine timer. For så ved man, hvor meget man allerede har registreret, og hvor meget der mangler.

Samtidigt har Jobmanager gjort det nemmere for overmontørerne og givet dem færre afbrydelser i løbet af dagen, fordi montører og lærlinge ikke så ofte er nødt til at ringe ind med spørgsmål.

”Min erfaring er, at Jobmanager understøtter den måde, vi arbejder på, og passer til alle her i virksomheden, uanset om man kører ud til mange forskellige kunder hver dag eller er det samme sted hele dagen,” siger Michael Johansen.

En glad lønningsbogholder

Jobmanager er sat op efter de overenskomster og lønaftaler, den enkelte medarbejder hører under. Så når medarbejderne har registreret sine timer, kan lønningsbogholderen bare trykke på en knap – så er lønnen stort set klar. Hvor det tidligere tog et par dage om måneden at lave løn, kan det nu klares på et par timer.

Både den enkelte medarbejder og overmontøren kan i Jobmanager se, hvor meget overarbejde, afspadsering, ferie og sygdom, der er registreret på medarbejderen, ligesom overmontøren kan se alle relevante tal for alle de pågældende kundesager, hans folk arbejder på.

Medarbejderne noterer selv ind i systemet, hvis de bruger materialer fra bilen eller lageret på en sag.

Implementering af Jobmanager

Forud for den fulde implementering brugte fem af virksomhedens montører Jobmanager i en uge. Herefter blev de sidste småting rettet til på ti dage, hvorefter løsningen gik live.

Henrik Vejstrup Nielsen konkluderer:

”Hele samarbejdet er gået meget smidigt, må jeg sige. Jeg tror også det var en fordel, at vi var klare i spyttet. Vi har fået, hvad vi gerne ville have.”